新訂單：消費者剛下訂完成，尚未做任何處理的新訂單。

等待中：若客人欲使用信用卡、ATM 付款，在尚未付款之前，可移至此狀態。

確認中：客人如果在備註上提出問題，或是收件資料有誤，可移至此狀態，請客服人員致電詢問。

已確認：確認沒有問題的訂單，可移動到此狀態，準備發貨。

待出貨：依照預計的出貨量，把已確認訂單移到待出貨，印出託運單。

出貨中：開始裝箱、包貨，等待物流業者收走的訂單，可移至此狀態。

已出貨：完成出貨的訂單 (物流業者已收走)，可使用此狀態。

延遲出貨：若客戶有指定到貨時間，可先移至此狀態，由訂單人員每天確認是否有需要出貨的訂單。

退貨中：幫消費者進行退貨，但還沒有收到退貨商品時，可使用此狀態。

換貨中：換貨是指，當商品出現瑕疵，需要用「 來回件 」把新商品換給消費者。在還沒收到客人退回的瑕疵商品前，可以把訂單放在這邊。

已退貨：已收到退貨，但尚未退款給消費者。

已退款：已完成退款。

臨時：若臨時有狀況，可先暫置於此，例如離島件需另外處理，就可先放在這。

其他：任何找不到適合狀態的訂單，可以放在這邊。

已取消：客戶想要取消訂購的訂單。

客服人員負責處理「 新訂單、等待中、確認中、己確認 」的訂單，通常會先檢查「 姓名、電話、地址 」是否正確，並找出明顯亂填資訊的惡意訂單。

如果訂單資訊不完整，可暫時放在 確認中，有時間的話可以致電給消費者，詢問完整的配送資訊，並更新訂單資料。

未付款 的訂單，可放置於 等待中 待客戶繳款後再移至 己確認。

檢查後沒問題、可以準備出貨的訂單 (包含：已付款、貨到付款、超商取件付款 ) 可直接移至 己確認。

出貨人員只要看到「 已確認 」的訂單，就代表可以印單出貨，所以出貨人員的任務就是不斷將 已確認 的訂單出貨。

出貨人員一天可能會印好幾次單、處理好幾批貨，善用「 已確認、待出貨、出貨中、己出貨 」狀態，可以避免出貨混亂，減少漏出貨或重複出貨的情形。這些狀態的使用時機，可依照公司內部的實際情況做調整。